بعد انتشار الاتصال بالهواتف المحمولة بما يشمله من مكالمات مباشرة أو دردشة مرئية أو رسائل نصية أو صوتية أصبح كثير من الناس يميلون إلى استخدام مكبرات الصوت أثناء المكالمات، ربما لتبقى أيديهم حرة أو لإشراك آخرين في المكالمة.
ورغم أن هذا السلوك قد يساعد على القيام ببعض المهام أثناء إجراء مكالمة هاتفية فإنه قد يزعج الآخرين.
ومن هنا برزت أهمية وضع قواعد منظمة لاستعمال الهاتف في الأماكن العامة، وقدمت ليزي بوست خبيرة آداب السلوك ومضيفة بودكاست “إتيكيت رائع” بعض النصائح عبر موقع “توداي” بشأن آداب التعامل بالهاتف وسط أي تجمع، ومتى وأين يمكننا إجراء مكالمة باستخدام مكبر الصوت لنحظى باحترام الآخرين وتقديرهم.
لا تستخدم مكبر الصوت في مكالمة قد يسمعها الجميع
تقول ليزي بوست “إذا كنت في مكان عام أو وسط مجموعة وتحتاج إلى رأي شخص ما بشأن أشياء تفكر في شرائها ففي هذه الحالة من الأفضل إرسال بعض الصور إليه ومحادثته بالرسائل النصية بدلا من إجراء مكالمة بالفيديو ومن دون سماعات الأذن قد تزعج من هم حولك”.
وتوضح بوست أن استخدام السماعات أفضل من فتح مكبر الصوت لإجراء المكالمات المرئية أو مشاهدة مقاطع الفيديو في أماكن عامة مثل الطائرة أو القطار أو مترو الأنفاق أو أثناء الوقوف في الطوابير.
وتعتبر أنه “ليس من اللائق استخدام مكبر صوت الهاتف للاستماع إلى الموسيقى بصوت عال في الحدائق أو على الشواطئ”.
وتنصح بوست قائلة “قبل أن تجري أو تستقبل مكالمة هاتفية من خلال مكبر الصوت تأكد إن كان من المناسب أن يسمعها جميع من حولك، وإلى أي مدى يمكن أن يسبب محتوى المحادثة أو ضجيجها إزعاجا لأحد”، وفكر أيضا إن كان من الممكن تأجيل إجراء المكالمة إلى حين الوصول لمكان أكثر ملاءمة.
أخبر المتصل بوجود آخرين في المكان
وبحسب بوست، “إذا كنت تستخدم مكبر الصوت بحضور شخص أو أشخاص آخرين فمن الأفضل وضع الشخص المتصل في الصورة وتنبيهه إلى ذلك”.
بدورها، تؤكد الخبيرة هانا هيريرا غرينسبان لصحيفة “شيكاغو تريبيون” على أهمية إخبار الطرف الآخر أنه يتحدث عبر مكبر الصوت، فمن المحرج للغاية أن يتحدث الناس بشيء يفضلون عدم قوله عبر مكبر الصوت ليسمعه الآخرون، وهذا ينطبق على الأمور الوظيفية والشخصية.
ليس هذا فحسب، بل تضيف غرينسبان أنه “يجب أيضا سؤال المتصلين عما إذا كانوا مرتاحين لذلك، فقد يفضلون معاودة الاتصال لاحقا عندما تكون بمفردك”.
وهو ما تؤيده خبيرة آداب السلوك ليزا ميرزا غروتس بتأكيدها على سؤال الشخص المتصل “عما إذا كان يمانع في وضعه على مكبر الصوت، لأن بعض الناس يعتبرون ذلك مزعجا وخادشا للخصوصية”.
وتشدد على “أهمية إخبار الشخص المتصل في حالة وجود من يمكنه سماع المحادثة في المكان، وعدم تركه حتى يتفاجأ بسماع صوت شخص لا يعرفه على الطرف الآخر من المكالمة”.
أماكن لا ينصح باستخدام مكبر صوت الهاتف فيها
تقول غرينسبان “لا تفترض أن الموجودين في ممرات متجر البقالة يريدون أن يكونوا جزءا من محادثتك الهاتفية عبر مكبر الصوت، فالأفضل أن تجعل جميع محادثات مكبر الصوت في الأماكن التي لا تزعج فيها الآخرين، كأن تكون وحيدا في السيارة أو في مكان مغلق”.
كما تنصح غروتس بتجنب استخدام مكبر الصوت في البيئات المكتبية والمساحات المفتوحة، وإذا اقتضت الضرورة فالأفضل إغلاق الباب وعدم إزعاج الآخرين.
أيضا، من الأماكن التي ينصح خبير آداب السلوك جوليان ليفر بخفض الصوت وتجنب استعمال مكبر صوت الهاتف أثناء الوجود فيها:
- استراحة المطار، حيث لا أحد يريد أو يحتاج إلى سماع المحادثات والمفاوضات والأسرار الخاصة.
- المطعم، لأن الناس لا يدفعون المال عند الخروج لتناول العشاء للاستماع إلى محادثات الآخرين.
- عيادة الطبيب، فقد يكون لدى المرضى في غرفة الانتظار ما يكفي من المعاناة إلى الحد الذي يجعلهم غير مستعدين للاستماع إلى محادثات من حولهم.
التزم بقاعدة الثلاث رنات
لتفادي إزعاج الآخرين بصوت رنين هاتفك ولضمان الرد بشكل جيد يشدد اختصاصي التسويق جاكوب كليشزاك على عدم ترك الهاتف يرن أكثر من 3 رنات باعتبار ذلك “قاعدة عالمية ضمن آداب سلوك الهاتف” ووقت الانتظار الأمثل للطرف الآخر، قبل أن يضطر لإنهاء الاتصال.
كما أن التقاط الهاتف على الفور ومن أول رنة “قد يجعلك مرتبكا وغير مهيأ للرد بالشكل المناسب”، لكن الرد بعد الرنة الثالثة يمنحك الوقت الكافي للتعرف على شخص المتصل وأخذ نفس عميق وتذكر القواعد التي يجب الالتزام بها في ما يتعلق بالتركيز وقوة الصوت ووضوح العبارة.
احترم الموظفين والناس من حولك
تقول بوست “عند التعامل مع الموظفين لإنجاز معاملة ما يجب منحهم الاهتمام الكامل وتجنب الاستمرار في المكالمات أثناء الوجود أمامهم”، وإذا كانت هناك حالة طارئة أو ضرورة قصوى لإجراء مكالمة فلا بأس من طلب الإذن بذلك “والتأكد من الابتعاد بما يكفي حتى لا يتم سماع الصوت، وأن تكون المكالمة أقصر ما يمكن”.
“وضع الطيران” أثناء اللحظات المهمة
إذا أردت أن تبدو حاضرا ومهتما أثناء المشاركة في المحادثات والاجتماعات واللقاءات المهمة توصي بوست أيضا بأنه من الأفضل ضبط الهاتف على “وضع الطائرة” أو “عدم الإزعاج”.