يمكن الاعتماد على وظيفة البحث في برنامج البريد الإلكتروني للعثور على الرسائل المهمة بسرعة وسهولة، ولكن إذا كانت الرسائل كثيرة للغاية فإن ذلك يؤثر على جودة نتائج البحث، وهنا يمكن اللجوء إلى إنشاء مجلدات منفصلة في صندوق البريد الإلكتروني.
وأوضحت الهيئة الألمانية في تقرير نشرته وكالة الأنباء الألمانية أنه يمكن تخصيص مجلد للخدمات المصرفية عبر الإنترنت ومجلد للرسائل العائلية ومجلد للسفر والرحلات ومجلد للتسوق الإلكتروني عبر الإنترنت ومجلد لرسائل النادي الرياضي، وبعد ذلك يقوم المستخدم بسحب الرسائل الإلكترونية الجديدة وحفظها في المجلد المعني، حتى يظل صندوق البريد مرتبا، مع إتاحة عمليات البحث بسرعة وسهولة.
وتبعا لبرنامج أو خدمة البريد الإلكتروني المستخدمة فإنه يمكن أتمتة إجراءات الفرز بواسطة القواعد، وتعتمد بعض الشركات المقدمة لخدمات البريد الإلكتروني على ملصقات للرسائل الإلكترونية بدلا من المجلدات، ولكن المبدأ يظل كما هو.
إجراءات فورية
وإذا تعذر على المستخدم تلقي رسائل البريد الإلكتروني الجديدة بسبب امتلاء المساحة التخزينية بالكامل، فإنه يمكن اللجوء إلى الإجراءات الفورية التالية لإزالة الرسائل وتنظيف البريد الإلكتروني.
– الفرز والحذف حسب الحجم: إذا كانت ذاكرة صندوق البريد ممتلئة بالكامل، فإن ذلك لا يكون بسبب عدد رسائل البريد الإلكتروني، ولكن بسبب الحجم الكبير لبعض الرسائل، والتي تحتوي على مرفقات، وإذا قام المستخدم بحذف الرسائل غير الضرورية، فسوف تتوفر له مساحة تخزينية لاستقبال الرسائل الجديدة، وهنا يتعين على المستخدم، إذا لزم الأمر، تنزيل المرفقات قبل حذف رسائل البريد الإلكتروني .
– الفرز حسب التاريخ والحذف: يمكن للمستخدم فرز رسائل البريد الإلكتروني القديمة للغاية، والتي لم يعد لها قيمة عاطفية أو عملية.
– البحث والحذف حسب المرسل أو الموضوعات: يتمكن المستخدم من خلال هذه الطريقة من العثور على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالنادي الرياضي مثلا وحذفها، كما يمكن حذف أعداد لا حصر لها من النشرات الإخبارية، التي تشترك في نفس اسم الموضوع، ويتعين على المستخدم أيضا التحقق من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، والتأكد من إمكانية حذفها من وقت إلى آخر.
وينصح الخبراء الألمان أيضا بإنشاء عنوان بريد إلكتروني منفصل للموضوعات الأقل أهمية مثل النشرات الإخبارية والإعلانات وخلافه، حيث يساعد مثل هذا الإجراء على جعل صندوق البريد الرئيسي مرتبا وخاليا نسبيا.